Conditions générales des prestations de service de ND’Office
Entreprise Individuelle – Immatriculée au Répertoire des Métiers sous le numéro 909 041 634.
Article 1 : Dispositions générales
Tout d’abord, les présentes Conditions Générales de prestations de services, ci-après dénommées CGPS, constituent l’accord régissant pendant sa durée, les relations entre :
L’EI ND’Office, située au 245 avenue de Craponne, MALLEMORT (13) immatriculée au Répertoire des Métiers sous le N° 909 041 634
Ci-après dénommée le Prestataire
Ainsi que ses clients dans le cadre des prestations de services.
A défaut de convention conclue entre le prestataire et son client, les prestations effectuées sont soumises aux conditions générales décrites ci-après.
Toute commande passée ainsi que tout contrat conclu avec le prestataire impliquent l’adhésion pleine et entière et sans réserve du client à ces conditions générales.
De même que, le fait que le prestataire ne mette pas en œuvre l’une ou l’autre clause établie en sa faveur dans les présentes conditions, ne peut être interprété comme une renonciation de sa part à s’en prévaloir.
Ensuite, l’acceptation sans restriction des présentes conditions générales prévaut sur les conditions générales du client.
Enfin, toutes clauses contraires prescrites par le client ne pourront engager le prestataire que pour autant qu’elles aient été formellement acceptées par lui.
Article 2 : Nature des prestations
Le prestataire propose divers services de gestion externalisée des PME, sous forme de prestation ponctuelle ou régulière.
Article 3 : Devis et convention
Pour commencer, un devis gratuit sera réalisé, à la demande, à partir des informations communiquées par le client.
Ensuite, une convention de prestation sera établie avant chaque mission.
La convention de prestation adressée par le prestataire au client, précise :
1- La nature de la prestation
2- Le prix de la prestation
3- Les modalités de paiement
4- La durée de la prestation
5- L’adhésion pleine et entière du client aux conditions générales de prestation.
Les obligations du client et du prestataire ainsi que les délais de réalisation pourront être détaillés dans des conditions particulières.
En effet, pour confirmer sa commande de manière ferme et définitive, le client devra retourner au prestataire la convention de prestation soit par :
– Courrier postal dûment signée et datée avec la mention « lue et acceptée » de la personne légalement responsable, ainsi que du cachet commercial si nécessaire,
– Mail comprenant la convention numérisée et dûment remplie comme indiqué ci-dessus.
– E-mail comprenant la convention en PDF, signée ou certifiée de manière électronique et dûment remplie comme indiqué ci-dessus.
Ainsi, la commande ne sera validée qu’après renvoi de la convention acceptée et signée.
A défaut de réception de l’accord du client ou bien à compter de la date d’expiration du devis, la proposition de devis est considérée comme annulée et le prestataire se réserve le droit de ne pascommencer sa prestation.
La validation de la commande implique par ailleurs l’adhésion pleine, entière et sans réserve du client aux présentes conditions générales.
Article 4 : Prix
Tout d’abord, les prix des services sont ceux détaillés dans les devis ou convention de prestation, acceptés par le client.
Ils sont exprimés en euros et sont nets.
Ils doivent aussi être majorés de la TVA au taux en vigueur et autres taxes applicables au jour de la commande.
Ensuite, les prix peuvent être calculés au forfait, à l’heure, à la ½ journée ou à la journée.
De plus, le prestataire se réserve le droit d’appliquer à certaines prestations des frais en sus correspondant à des frais de fourniture spécifique ou de déplacements nécessaires à la bonne réalisation de la mission (reprographie, frais postaux, etc., nécessaires à l’exécution de la prestation).
Le prestataire se réserve également le droit d’appliquer à certaines prestations des frais en sus correspondant à des frais de déplacements (au barème des frais kilométriques en vigueur) nécessaires à la bonne réalisation de la mission.
Par ailleurs, ces frais font l’objet d’un accord préalable entre le prestataire et le client.
Il est convenu entre les parties que le règlement par le client de la totalité des honoraires du prestataire vaut réception et acceptation définitive des
prestations.
En aucun cas le tarif de la prestation ne peut être renégocié après que la prestation ait été réalisée.
Article 5 : Modalités de paiement
D’une part les factures sont payables sous huitaine.
Ensuite, le paiement s’effectue par chèque ou par virement bancaire.
Aucun escompte ne sera consenti en cas de paiement anticipé.
Article 6 : Retard de paiement
Tout retard ou défaut de paiement entraînera également de plein droit :
• L’exigibilité immédiate de toute somme restante due,
• Le calcul et le paiement d’une pénalité de retard sous forme d’intérêts à un taux équivalent à trois (3) fois le taux d’intérêt légal (en vigueur au jour de la facturation des prestations).
Cette pénalité est calculée sur le montant de la somme restant due, et court à compter du jour suivant la date de règlement portée sur la facture, jusqu’à son paiement total, sans qu’aucun rappel ou mise en demeure préalable ne soient nécessaires.
Le taux applicable est également calculé au prorata temporis.
• L’exigibilité d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement fixée à 40€ sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire,
• Le droit pour le prestataire de suspendre l’exécution de la prestation en cours et de surseoir à toute nouvelle commande ou livraison.
Article 7 : Durée et résiliation
Avant tout, la durée des prestations est définie dans le devis ou la convention de prestation.
Le cas échéant, le présent contrat de service prend effet à compter du jour de la signature par les deux parties sans engagement de durée.
Chacune des parties se réserve le droit de résilier immédiatement le contrat en cas de cessation d’activité de l’une des parties, cessation de paiement, redressement judiciaire, liquidation judiciaire ou toute autre situation produisant les mêmes effets après l’envoi d’une mise en demeure adressée à l’administrateur judiciaire (ou liquidateur) restée plus d’un mois sans réponse, conformément aux dispositions légales en vigueur.
Il peut également être résilié en cas de non-respect par l’autre partie de l’une quelconque de ses obligations au titre du contrat et ce, sans préjudice de tous dommages et intérêts éventuels qui pourraient être réclamés par la partie défaillante.
Le contrat prendra fin sept (7) jours ouvrés après l’envoi par la partie requérante d’une lettre recommandée avec avis de réception mentionnant le motif de la résiliation, sous réserve que l’autre partie n’ait pas, dans le même délai de 7 jours, remédié à la situation.
En cas d’incapacité ou d’impossibilité d’y remédier dans le délai susmentionné, la partie requérante sera habilitée à résilier le contrat immédiatement.
En cas d’arrivée du terme ou de la résiliation du contrat :
Le contrat de prestation de service cessera automatiquement à la date correspondante
et le prestataire se trouve dégagé de ses obligations.
Le prestataire s’engage à restituer au client au plus tard dans les trente (30) jours ouvrés qui suivent la résiliation ou l’expiration du contrat, l’ensemble des documents ou informations remis par le client.
En cas de résiliation de l’accord par le client :
Seront dues par le client les sommes correspondant aux prestations réalisées jusqu’à la date de prise d’effet de la résiliation et non encore payées.
Article 8 : Force majeure
Aucune partie ne pourra être considérée défaillante dans l’exécution de ses obligations et voir sa responsabilité engagée si cette obligation est affectée, temporairement ou définitivement, par un évènement ou une cause de force majeure.
À ce titre, la force majeure s’entend de tout événement extérieur, imprévisible et irrésistible ausens de l’article 1218 du Code civil, indépendant de sa volonté et qui échappe à son contrôle.
Dans les cinq (5) jours ouvrés maximum de la survenance d’un tel évènement, la partie défaillante pour cause de force majeure s’engage à le notifier à l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception et à en apporter la preuve.
La partie défaillante fera tous ses efforts afin d’éliminer les causes du retard et reprendra l’exécution de ses obligations dès que le cas invoqué aura disparu.
Toutefois si la cause de force majeure perdure au-delà d’un délai de quinze (15) jours ouvrés à compter de la date de réception de la notification du cas de force majeure, chaque partie aura le droit de résilier l’accord, sans octroi de dommages et intérêts.
Ladite résiliation prendra effet à la date de réception par l’autre partie de la lettre de résiliation adressée en recommandée avec accusé de réception.
Dans le cas où l’accord est résilié par le client pour cause de force majeure, le client doit verser au prestataire tous les montants dus jusqu’à la date de résiliation.
Article 9 : Confidentialité
Le prestataire s’engage à :
1- respecter la plus stricte confidentialité concernant les informations fournies par le client, et désignées comme telles,
2- ne divulguer aucune information sur les prestations de services réalisés pour ses clients,
3- restituer tout document fourni par le client à la fin de la mission,
4- signer un accord de confidentialité si le client le souhaite.
Les clauses de la convention signée entre les parties sont réputées confidentielles, et à ce titre ne peuvent être communiquées à des tiers non autorisés.
Ne seront pas considérées comme confidentielles les informations :
– Qui sont à la disposition du public,
– Qui doivent être divulguées afin d’effectuer des formalités prescrites par la loi.
Les documents de travail préparés par le prestataire dans le cadre de ses prestations demeurent sa propriété et sont couverts par le secret
professionnel.
Article 10 : Protection et traitement des données à caractère personnel
ND’Office installe avec ses Clients et ses relations professionnelles futures, une relation de confiance mutuelle afin de garantir la confidentialité et la sécurité des Données Personnelles de ses Clients et Prospects.
Ce socle constitue une priorité totale et absolue pour celle-ci.
Les informations recueillies sur les Données Personnelles des Clients et Prospects sont strictement confidentielles et sont enregistrées dans un fichier informatisé par Madame Nathalie DURO, Représentante de ND’Office, afin notamment de :
– réaliser et gérer la prestation ;
– effectuer des opérations relatives à la relation commerciale et à la gestion du compte client : facturation, comptabilité, contrats, commandes ;
– suivre les dossiers;
– gérer des éventuelles impayés ainsi que les contentieux pouvant-être liés ;
– transmettre des informations via des newsletters ;
– informer les Clients et/ou Prospects des offres promotionnelles ;
– gérer les demandes d’accès, de rectification et d’opposition.
L’ensemble de ces données sont nécessaires à la finalité de leurs traitements.
Les traitements exercés par Madame Nathalie DURO peuvent-être également imposés par une obligation légale qui lui incombe.
Les données collectées sont communiquées au seul destinataire suivant :
– Hébergeur du site internet et fournisseur de messagerie électronique : O2SWITCH, 222-224 Boulevard Gustave Flaubert, 63000 Clermont-Ferrand, France
Les données personnelles des Clients sont ainsi conservées durant trois ans par l’Entreprise à partir de la fin de la prestation et le temps nécessaire aux obligations légales, fiscales et règlementaires.
Les données sont destinées à ND’Office, les tiers habilités de par leur fonction et mission.
Toutefois en cas de procédure contentieuse entre Madame Nathalie DURO et le Client, elles peuvent être conservées durant toute la procédure.
Conformément à la loi du 6 janvier 1978 modifiée et du RGPD, les Clients peuvent accéder aux données les concernant.
Mais aussi les modifier, les rectifier, demander leur effacement ou exercer leur droit à la limitation du traitement de leurs données.
Par ailleurs, les Clients peuvent également retirer à tout moment leur consentement au traitement de leurs données ainsi que s’opposer à ledit traitement.
La portabilité de leurs données
Madame Nathalie DURO incite vivement les Clients à consulter le site https://www.cnil.fr pour de plus amples informations sur leurs droits.
Pour toutes interrogations sur le traitement des données des Clients , ils peuvent contacter le délégué à la protection des données :
contact@ma-secretaire-administrative.fr , par courrier postal : 245 avenue de Craponne 13370 MALLEMORT ou par téléphone au 06.14.75.54.44.
Si ses droits « Informatiques et Libertés » ne sont pas respectés, il peut adresser une réclamation auprès de la CNIL.
Ainsi et pour mémoire, les Clients et Prospect disposent à tout moment, d’un droit :
1- D’accès à leurs données personnelles ;
2- De modification de leurs données personnelles ;
3- De rectification de leurs données personnelles ;
4- D’effacement de leurs données personnelles ;
5- De limitation et d’opposition de leurs données personnelles.
Les Clients peuvent disposer de ces droits en s’adressant par courriel à contact@ma-secretaire-administrative.fr en justifiant de leurs identités.
Une réponse sera adressée dans un délai d’un (1) mois suivant la date de réception de la demande.
Enfin, Madame Nathalie DURO assure un niveau de sécurité approprié et proportionnel aux risques encourus ainsi qu’à leur probabilité.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 du 27 avril 2016.
Toutefois, ces mesures ne constituent en aucun cas une garantie. Elles n’engagent pas Madame Nathalie DURO à une obligation de résultat concernant la sécurité des données.
Article 11 : Responsabilités
Considérant la nature des prestations réalisées, l’obligation du prestataire est une obligation de moyen et non de résultat.
Le prestataire
S’engage à réaliser les prestations conformément aux règles de l’art et de la meilleure manière.
Fidèle aux termes et conditions de l’accord et dans le respect des dispositions légales applicables.
Le client
S’engage à fournir au prestataire dans les délais convenus, l’ensemble des informations indispensables à la bonne réalisation de la prestation.
Vu les risques de détériorations propres aux supports informatiques, le client s’engage à s’en protéger par tous les moyen.
La convention qui sera signée entre les parties n’est pas un contrat de travail.
Les parties reconnaissent expressément qu’aucun lien de subordination ne pourra être revendiqué dans le cadre de cette convention.
Le prestataire jouit de l’indépendance propre à tout chef d’entreprise dans l’organisation de son activité.
La responsabilité du prestataire ne pourra pas être engagée pour une erreur :
• engendrée par un manque d’information ou des informations erronées remises par le client,
• commise par un tiers.
Elle sera limitée à un montant n’excédant pas la somme totale payée par le Client sur les trois derniers mois.
Le Client renonce à rechercher la responsabilité du Prestataire en cas de dommages survenus aux fichiers qu’il lui aurait confié.
Article 12 : Assurances
Le Prestataire et le Client déclarent être assurés en responsabilité civile professionnelle.
Ceci pour tous dommages causés à l’autre partie ou à tout tiers, consécutifs à l’exécution ou non du contrat.
Article 13 : Intuitu personae
Aucune des parties ne pourra céder cette convention sans l’accord préalable et écrit de l’autre partie.
Sauf cession au sein du groupe de société auquel la partie concernée appartient.
Article 14 : Non validité partielle
Si l’une des clauses de la convention est jugée comme nulle par le tribunal compétent, elle sera considérée comme non écrite.
Elle n’entrainera pas la nullité des autres dispositions.
Sauf si elle présente un caractère substantiel.
Les parties remplaceront par voie d’avenant les clauses juridiquement valables.
Article 15 : Publicité
Le prestataire peut citer le nom du client à titre de référence commerciale et vice et versa.
Par exemple sur tout document, tout support, et ce pendant toute la durée du contrat.
A savoir que cette clause est valable jusqu’à deux ans après son terme.
Article 16 : Litiges – Loi applicable et juridiction
Les présentes conditions générales et le contrat signé entre les parties sont régis par le droit français.
Les Parties s’efforceront de chercher une solution amiable à tout différend qui pourrait surgir de la convention.
A défaut de solution amiable convenue dans un délai d’un (1) mois suivant l’envoi de la LRAR, le litige sera de la compétence exclusive des tribunaux français.
Sauf dispositions légales impératives ou d’ordre public contraires applicables.